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Datenschutzerklärung für Mietinteressenten und Mieter

Die Gallus Services GmbH informiert über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet die Gallus Services GmbH ab 25. Mai 2018, ihre Mietinteressenten/innen und Mieter/innen umfassend über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren. Im Folgenden möchten wir daher ausführen, in welchem Umfang und für welche Zwecke wir Ihre persönlichen Daten erheben, speichern und weiter verwenden – also „verarbeiten“.

Bei Rückfragen oder Unklarheiten zögern Sie bitte nicht, uns oder unseren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

Ihre Gallus Services GmbH

 

1. Allgemeine Angaben und Hinweise
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die

Gallus Services GmbH
Nonnenstraße 44
04229 Leipzig

Telefon: + 49 341 87062969
E-Mail: info@gallus-services.de

Für Rückfragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Angaben durch die Gallus Services GmbH steht Ihnen der betriebliche Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Sie erreichen ihn unter:

Gallus Services GmbH
Nonnenstraße 44
04229 Leipzig

Telefon: + 49 341 87062969
E-Mail: datenschutz@gallus-services.de

2. Ihre datenschutzrechtlichen Rechte
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, haben Sie uns gegenüber folgende Rechte:

a. Recht auf Widerruf einer Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, uns gegenüber erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

b. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ferner können Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.

c. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können von uns die unverzügliche Berichtigung falscher Daten verlangen, die Sie betreffen. Unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

d. Recht auf Löschung bzw. „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, von uns eine unverzügliche Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Wir werden dem Löschverlangen entsprechen, soweit wir nicht gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind, Ihre Daten weiter zu speichern und zu verarbeiten.

e. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können von uns verlangen, dass wir in einigen Fällen Ihre personenbezogenen Daten nur eingeschränkt verarbeiten.

f. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben nach den Maßgaben des Art. 20 DSGVO das Recht, von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

g. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG)
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstößt. Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen, bleiben hiervon unberührt.

h. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Hinweis zum Recht auf jederzeitigen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 21 Abs. 4 i.V.m. Abs. 1 und 2 DSGVO
Sie haben jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zum Zweck der Direktwerbung (Zusendung von Werbematerialen durch uns, gleich in welcher Form), Widerspruch einzulegen. Im Falle Ihres Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Werbezwecke verarbeitet. Sie haben ferner jederzeit das Recht, aus persönlichen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, die zur Wahrung öffentlicher Interessen (Art.6 Abs. 1 lit. e DSGVO) oder berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt.
Ihren Widerspruch richten Sie bitte per Post an die Gallus Services GmbH, Nonnenstraße 44, 04229 Leipzig oder per E-Mail an datenschutz@gallus-services.de.

3. Einzelne Verarbeitungssituationen in der Gallus Services GmbH
Wir verarbeiten die mit der Mieterselbstauskunft und später mit dem Mietvertrag zu Ihrer Person und gegebenenfalls zu weiteren Personen wie Mitmietern oder Angehörigen von Ihnen bereitgestellten persönlichen Angaben (insbesondere Namen, Kontaktdaten wie die aktuelle Postanschrift und Telefonnummern) sowie die im Rahmen des Vertragsverhältnisses gewonnenen Daten zu Ihrer Person im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSGneu). Wir verarbeiten ferner personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Bonitätsprüfung über Dritte zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist auch zukünftig nicht beabsichtigt. Zur Begründung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einzelnen im Zusammenhang mit folgenden Tätigkeiten der Gallus Services GmbH:

3.1. Mieterselbstauskunft / Vertragsanbahnung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

a. Bereits vor Abschluss eines Mietvertrages kann eine Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer Wohnungssuche oder Gewerbeobjekt-Suche bei der Gallus Services GmbH und Ihrer Kontaktaufnahme mit uns stattfinden. Diese dient unter anderem der Prüfung Ihrer Angaben zu Ihrer Person und Ihren persönlichen und finanziellen Verhältnissen. Nur so ist es uns möglich zu entscheiden, ob wir einen Mietvertrag mit Ihnen abschließen können. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b. Wir geben die für eine Bonitätsprüfung erforderlichen Daten an Dritte weiter, um das Mietausfallrisiko zu bewerten. Dies ist die Creditreform Boniversum GmbH. Diese übermitteln uns im Ergebnis ihrer Prüfung einen Bonitätswert zu Ihrer Person. Ein schlechter Bonitätswert kann dabei zur Ablehnung eines Mietvertragsverhältnisses durch uns oder zu einem Vertragsabschluss mit anderen Konditionen führen. Die Kriterien und die Methodik zur Ermittlung Ihres Bonitätswertes durch die Creditreform Boniversum GmbH können Sie dem Ihnen ausgehändigten Creditreform-Informationsblatt entnehmen. Rechtsgrundlage für diese Weitergabe Ihrer Daten an die Auskunftei und die Entgegennahme Ihres Bonitätswerts durch die Gallus Services GmbH ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

c. Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung gegeben. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (z.B. Speicherung Ihrer Angaben zur späteren Kontaktaufnahme im Falle eines Nichtzustandekommens eines Mietvertrages).

Wichtig: Eine erteilte Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben trotz Ihres Widerrufs rechtmäßig.
Ihren Widerruf richten Sie bitte per Post an die Gallus Services GmbH, Nonnenstraße 44, 04229 Leipzig oder per E-Mail an datenschutz@gallus-services.de.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns benötigt, damit wir Ihre Anfrage zum Abschluss eines Mietvertrages mit uns prüfen können. Ohne die Bereitstellung Ihrer Angaben könnten wir Ihre Anfrage nicht prüfen und beantworten. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Vertragsanbahnung aufgenommen wurden, solange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Das bedeutet: Kommt es letztlich zu keiner Vertragsbeziehung zwischen Ihnen und uns, speichern wir Ihre Angaben gemäß vorgegebener Aufbewahrungsfristen bis zu 3 Monate lang gerechnet ab dem Zeitpunkt der Ablehnung. Eine darüberhinausgehende Speicherung zum Zweck der Unterbreitung von vergleichbaren Mietangeboten, falls kein Mietvertrag für das gewünschte Mietobjekt zustande kommt, erfolgt nur dann, wenn Sie dieser zustimmen. Wir speichern Ihre Daten darüber hinaus, sofern wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung uns zustehender Rechtsansprüche benötigen. In diesem Zusammenhang beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen können.

3.2. Vermietung / Dauer des Mietverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

a. Im Falle eines Vertragsabschlusses verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere,
– um mit Ihnen bei Fragen zu Ihrem Mietverhältnis gegebenenfalls in Kontakt treten zu können,
– um die ordnungsgemäße Abrechnung Ihres Mietverhältnisses einschließlich der jährlichen Nebenkostenabrechnung und ggf. Auszahlung von entsprechenden Guthaben zu gewährleisten,
– um Ihnen gegenüber unsere Pflichten als Vermieter in Schadensfällen, bei notwendigen Reparaturen oder notwendigen Instandhaltungsarbeiten erfüllen zu können.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b. Sofern wir darüber hinaus Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um rechtliche Ansprüche (z.B. im Zusammenhang mit Zahlungsausfällen, Durchsetzung von Kündigungen, Räumungen, Schadensersatzforderungen) geltend zu machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten zu verteidigen, ist ergänzende Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

c. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist auch Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Meldung gegenüber den Grundversorgern zur Belieferung von Strom und Gas für die von Ihnen bei uns angemieteten Objekte.

d. Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung verwenden wir zur Weitergabe von Kontaktdaten bei der Vereinbarung von Reparaturterminen und der Beauftragung Dritter, zum Beispiel von Handwerkern oder Notdiensten, um einen reibungslosen Ablauf von notwendigen Auftragsarbeiten zu gewährleisten.

Wichtig: Eine erteilte Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben trotz Ihres Widerrufs rechtmäßig.
Ihren Widerruf richten Sie bitte per Post an die Gallus Services GmbH, Nonnenstraße 44, 04229 Leipzig oder per E-Mail an datenschutz@gallus-services.de.

Die Datenverarbeitung für die vorgenannten Zwecke umfasst unter anderem auch die Übermittlung Ihrer Daten an unseren Dienstleister im Rahmen der Ablesung und Abrechnung von Betriebskosten und an von der Gallus Services GmbH beauftragte externe Dienstleister für Reparaturen, Instandhaltungen oder weitere Servicedienstleistungen.

Andere von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können gemäß Art. 28 DSGVO zu den oben genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien energiewirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen und Telekommunikation, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und nur gemäß von uns erteilten Weisungen verarbeiten. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Zudem leiten wir personenbezogene Daten an steuerrechtlich relevante und staatliche Stellen weiter, die zur Vertragserfüllung notwendig sind oder eine Rechtsvorschrift bzw. gesetzliche Verpflichtung vorliegt, wie z.B. Meldebehörden, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder im Rahmen des Zensusgesetzes 2021.

Nach dem Abschluss eines Mietvertrages mit uns sind Ihre personenbezogenen Daten zur Verwaltung des mit Ihnen bestehenden Mietverhältnisses gemäß den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Ihnen und uns erforderlich. Ohne Ihre personenbezogenen Daten können wir Ihr Mietverhältnis mit uns nicht gemäß den zwischen uns vereinbarten vertraglichen Regelungen verwalten.

Wir speichern Ihre Daten solange dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies bedeutet, dass wir Ihre Angaben bis zur Beendigung des Mietverhältnisses speichern. Dabei ist zu beachten, dass das mit Ihnen eingegangene Mietverhältnis in der Regel ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

Zudem unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden in der Regel 10 Jahre, andere Daten nach handelsrechtlichen Vorschriften in der Regel 6 Jahre aufbewahrt. Soweit keine Einwilligung für die weitere Nutzung der personenbezogenen Daten und/oder eine anderweitige gesetzliche Aufbewahrungsvorschrift besteht, werden die Daten gelöscht bzw. vernichtet, wenn sie für die Erreichung der angegebenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

3.3. Beendigung des Mietverhältnisses
Wir verarbeiten Ihre Daten ebenfalls, um ein bestehendes Mietverhältnis beenden zu können, und zwar unabhängig davon, ob dies aufgrund einseitiger Kündigung einer Vertragspartei oder durch einen Aufhebungsvertrag geschieht. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Vertragsbeendigung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gegebenenfalls speichern wir Ihre Daten auch nach Vertragsbeendigung, z.B. zur Versendung letzter Betriebskostenabrechnungen, Abrechnung von Mietsicherheiten, Klärung von Mietobjekt-Nachlässen bzw. sofern wir diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung uns zustehender Rechtsansprüche (z.B. im Zusammenhang mit noch offenen Zahlungen, Durchsetzung von Kündigungen, Räumungen, Schadensersatzforderungen) benötigen. In diesem Zusammenhang beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen. Kommt es im Rahmen einer gerichtlichen Anspruchsgeltendmachung oder Rechtsverteidigung zwischen Ihnen und uns zu einem gerichtlichen Titel, kann die Verjährungsfrist bis zu 30 Jahren betragen.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden in der Regel 10 Jahre, andere Daten nach handelsrechtlichen Vorschriften in der Regel 6 Jahre aufbewahrt.

Außerdem bleiben Ihre Daten in unserem System gespeichert, wenn Sie dies von uns verlangen, um eigene Rechtsansprüche durchsetzen oder sich gegen Rechtsansprüche anderer verteidigen zu können (Art. 18 Abs. 1 lit. c DSGVO).

3.4. Bürgschaft & Sicherheitengeber
Wir verarbeiten Ihre Daten als Bürge oder sonstiger Sicherheitengeber, um Mietsicherheiten (z.B. Kaution oder Bürgschaften) im Vorfeld bewerten und im Sicherungsfall verwerten zu können. Sofern dies zur Durchführung oder Anbahnung des Vertrages über die jeweilige Mietsicherheit oder zu deren Verwertung geschieht, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Bewertung oder Verwertung von Mietsicherheiten erfolgt – soweit erforderlich – eine Weitergabe der hierfür benötigten Daten an Dritte (Creditreform Boniversum GmbH), um das Ausfallrisiko zu bewerten, sowie Kreditinstitute und Bürgen. Rechtsgrundlage für diese Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns benötigt, damit wir prüfen können, ob die von Ihnen angebotene Sicherheit geeignet ist, unserem berechtigten Sicherungsinteresse zu genügen. Ohne die Bereitstellung Ihrer Angaben könnten wir Ihre Anfrage auf die Vereinbarung einer Mietsicherheit mit Ihnen nicht prüfen und beantworten.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies zur Prüfung der Mietsicherheiten erforderlich ist. Sofern nach erfolgter Bewertung der Mietsicherheit ein Mietverhältnis vereinbart wird, speichern wir Ihre Daten bis zur Beendigung des Mietverhältnisses bzw. bis zum Ablauf etwaiger vertraglicher oder gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Im Falle der Verwertung der Mietsicherheiten, also im Sicherungsfall, beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Diese betragen zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre. Kommt es im Rahmen einer gerichtlichen Anspruchsgeltendmachung oder Rechtsverteidigung zwischen Ihnen und uns zu einem gerichtlichen Titel, kann die Verjährungsfrist bis zu 30 Jahren betragen.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden in der Regel 10 Jahre, andere Daten nach handelsrechtlichen Vorschriften in der Regel 6 Jahre aufbewahrt. Außerdem bleiben Ihre Daten in unserem System gespeichert, wenn Sie dies von uns verlangen, um eigene Rechtsansprüche durchsetzen oder sich gegen Rechtsansprüche anderer verteidigen zu können (Art. 18 Abs. 1 lit. c DSGVO).

3.5. Weitere Verarbeitungssituationen

Die Gallus Services GmbH unterliegt diversen rechtlichen Verpflichtungen und Anforderungen, z.B. Bundesmeldegesetz, Steuergesetze, Zivilprozessordnung. Zu den Zwecken der Verarbeitung, die auch eine Weitergabe Ihrer Daten erforderlich machen können, gehören unter anderem:
– die Mitwirkung bei der Anmeldung meldepflichtiger Personen;
– die Mitwirkung bei der Meldung steuerrelevanter Umstände (z.B. im Rahmen einer Zweitwohnungssteuersatzung einer Gemeinde);
– die Mitwirkung bei der Datenweitergabe an Vollstreckungsorgane: Gerichtsvollzieher und Vollstreckungsgerichte.
Die Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wir speichern Ihre Daten, solange dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen unter Umständen bis zu zehn Jahren.

4. Änderung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, aufgrund neuer gesetzlicher oder behördlicher Datenschutz-Vorgaben und neuer interner Geschäftsprozesse, die Datenschutzerklärung jederzeit soweit notwendig anzupassen. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie am Ende dieser Erklärung.

Stand: 08.11.2018